E-Rechnung empfangen – was Sie wissen müssen

Seit 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Hier lesen Sie, was das praktisch bedeutet und wie Sie eingehende E-Rechnungen lesen, prüfen und aufbewahren.

Wer muss E-Rechnungen empfangen können?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmer E-Rechnungen für Umsätze von anderen inländischen Unternehmern annehmen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer, Freiberufler und Vermieter, die umsatzsteuerlich Unternehmer sind. Rechnungen an Privatpersonen sind davon nicht betroffen.

Fristen für das Ausstellen

Für das Ausstellen gibt es Übergangsregeln: Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen statt einer E-Rechnung noch Papierrechnungen verwenden und – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate wie eine einfache PDF. Bei einem Vorjahresumsatz von bis zu 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis Ende 2027. Danach ist zwischen inländischen Unternehmen grundsätzlich die E-Rechnung Pflicht. Ausnahmen gibt es unter anderem für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Kleinunternehmer.

So empfangen Sie E-Rechnungen in der Praxis

  1. Postfach festlegen: Teilen Sie Ihren Lieferanten mit, an welche E-Mail-Adresse E-Rechnungen gehen sollen.
  2. Rechnung lesen: Öffnen Sie XRechnung oder ZUGFeRD mit dem kostenlosen E-Rechnung Viewer. Die Datei wird nur in Ihrem Browser verarbeitet.
  3. Rechnung prüfen: Achten Sie auf Summen, Steuer und Bankverbindung. Die Schnellprüfung imXRechnung Validator hilft dabei.
  4. Rechnung aufbewahren: Speichern Sie die Originaldatei unverändert und auffindbar für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist. Ein bloßer Ausdruck reicht dafür nicht.

Wann sich eine Software lohnt

Wenn Sie nur gelegentlich E-Rechnungen bekommen, reichen ein E-Mail-Postfach, ein Viewer und eine ordentliche Ablage. Bei vielen Rechnungen oder wenn Sie selbst E-Rechnungen schreiben müssen, spart eine Buchhaltungssoftware Zeit: Sie liest die Daten automatisch ein, archiviert sie und kann sie an die Steuerberatung weitergeben. Worauf Sie achten sollten, steht im RatgeberE-Rechnung Software.

Unsicher, welches Format vor Ihnen liegt? Der Ratgeber XRechnung oder ZUGFeRDerklärt den Unterschied.

Quelle: Bundesministerium der Finanzen – FAQ zur E-Rechnung. Stand: 22.10.2026. Keine Steuerberatung – im Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.

Häufige Fragen zum Empfang von E-Rechnungen

Reicht eine E-Mail-Adresse, um E-Rechnungen zu empfangen?

Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums genügt es grundsätzlich, ein E-Mail-Postfach bereitzustellen. Zusätzlich brauchen Sie die Möglichkeit, die Rechnung zu lesen und sie ordnungsgemäß aufzubewahren.

Müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?

Ja. Die Pflicht zum Empfang gilt für alle inländischen Unternehmer, auch für Kleinunternehmer. Vom Ausstellen von E-Rechnungen sind Kleinunternehmer dagegen ausgenommen.

Kann ich E-Rechnungen kostenlos lesen?

Ja. Mit einem kostenlosen Viewer wie diesem können Sie XRechnung und ZUGFeRD lesen und drucken. Für die Aufbewahrung brauchen Sie zusätzlich eine geeignete Ablage, in der die Originaldatei unverändert bleibt.

Muss ich die PDF-Ansicht aufbewahren?

Aufzubewahren ist die E-Rechnung selbst, also die XML-Datei beziehungsweise bei ZUGFeRD die PDF mit dem enthaltenen XML. Eine ausgedruckte Ansicht ersetzt das Original nicht.