XRechnung oder ZUGFeRD? Der Unterschied einfach erklärt
Beide sind elektronische Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931. Der wichtigste Unterschied: Die XRechnung ist reines XML, ZUGFeRD ist eine PDF mit eingebettetem XML.
Der Vergleich auf einen Blick
| Merkmal | XRechnung | ZUGFeRD / Factur-X |
|---|---|---|
| Dateiart | XML-Datei | PDF/A-3 mit eingebetteter XML-Datei |
| Für Menschen lesbar | Nur mit Viewer | Ja, als PDF – die Daten im XML nur mit Viewer |
| Technische Syntax | UBL oder CII | CII |
| Typischer Einsatz | Rechnungen an Behörden, zunehmend auch zwischen Firmen | Zwischen Unternehmen, international (Factur-X) |
| Leitweg-ID | Pflichtangabe (Käuferreferenz) | Nur im Profil XRECHNUNG vorgeschrieben |
| Steuerlich maßgeblich | Die XML-Datei | Der XML-Teil |
XRechnung: der deutsche Standard
Die XRechnung wurde für die öffentliche Verwaltung entwickelt und von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) festgelegt. Sie ergänzt die europäische Norm um deutsche Regeln, zum Beispiel die Pflicht zur Leitweg-ID. Eine XRechnung hat keine Bildansicht. Sie können sie mit einem XRechnung Viewer lesen.
ZUGFeRD: PDF und Daten in einer Datei
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist eine PDF-Datei, in die das XML als Anhang eingebettet ist. Ab Version 2.1 ist ZUGFeRD mit dem französischen Factur-X identisch. Es gibt verschiedene Profile mit unterschiedlich vielen Angaben. Nach Auffassung des Bundesfinanzministeriums gelten die Profile MINIMUM und BASIC WL nicht als E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, alle anderen Profile – BASIC, EN 16931, EXTENDED und XRECHNUNG – dagegen schon.
Den XML-Teil einer ZUGFeRD-Rechnung zeigt Ihnen der ZUGFeRD Viewer.
Welches Format sollten Sie nutzen?
- Rechnung an eine Behörde: meist XRechnung, oft über ein Rechnungseingangsportal.
- Rechnung an ein Unternehmen: XRechnung oder ZUGFeRD (Profil ab EN 16931). Fragen Sie, was der Kunde verarbeiten kann.
- Rechnung an Privatpersonen: Hier besteht keine Pflicht zur E-Rechnung; eine normale PDF oder Papier genügt.
Wenn Sie selbst Rechnungen schreiben, nehmen Ihnen viele Programme die Wahl ab und erzeugen beide Formate. Worauf es bei der Auswahl ankommt, steht im Ratgeber E-Rechnung Software.
Quelle: Bundesministerium der Finanzen – FAQ zur E-Rechnung. Stand: 22.10.2026. Keine Steuerberatung – im Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.
Häufige Fragen
Ist XRechnung oder ZUGFeRD besser?
Keines ist grundsätzlich besser. Öffentliche Auftraggeber verlangen meist die XRechnung. Zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD beliebt, weil Menschen die PDF ohne Zusatzprogramm lesen können. Entscheidend ist, was Ihr Kunde verarbeiten kann.
Darf ich statt XRechnung eine ZUGFeRD-Rechnung schicken?
Zwischen Unternehmen in Deutschland sind beide Formate als E-Rechnung zulässig, sofern das ZUGFeRD-Profil der Norm EN 16931 entspricht. Öffentliche Auftraggeber können ein bestimmtes Format vorschreiben.
Kann ich beide Formate mit demselben Werkzeug öffnen?
Ja. Unser Viewer öffnet XRechnung und ZUGFeRD – die Datei bleibt dabei in Ihrem Browser.