E-Rechnung Software – worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Spätestens wenn Sie selbst E-Rechnungen schreiben müssen, brauchen Sie eine passende Software. Diese Checkliste hilft beim Vergleichen – unabhängig vom Anbieter.

Die wichtigsten Kriterien

1. Senden und empfangen

Die Software sollte E-Rechnungen im Format XRechnung und ZUGFeRD (Profil EN 16931 oder höher) erzeugen und eingehende E-Rechnungen einlesen können. Achten Sie darauf, dass beide XRechnung-Syntaxen, UBL und CII, gelesen werden.

2. Archivierung

E-Rechnungen müssen unverändert und auffindbar aufbewahrt werden. Gute Programme archivieren die Originaldateien automatisch und revisionssicher nach den GoBD.

3. Zusammenarbeit mit der Steuerberatung

Wenn Sie mit einer Steuerberatung arbeiten, ist ein DATEV-Export oder eine direkte Schnittstelle viel wert. Fragen Sie Ihre Kanzlei, welches Verfahren sie bevorzugt.

4. Passend für Ihre Situation

Kleinunternehmer brauchen Rechnungen ohne Umsatzsteuerausweis mit dem passenden Hinweis. Wer Rechnungen an Behörden schreibt, braucht die Leitweg-ID und eventuell den Versand über ein Rechnungsportal oder das Peppol-Netzwerk.

5. Preis und Vertrag

Vergleichen Sie, ob der Preis pro Monat, pro Rechnung oder pro Nutzer berechnet wird, wie lange der Vertrag läuft und was mit Ihren Daten nach einer Kündigung passiert.

Checkliste zum Ausdrucken

Testen Sie, bevor Sie sich entscheiden

Die meisten Anbieter haben eine kostenlose Testphase. Schreiben Sie darin eine Testrechnung und öffnen Sie die erzeugte Datei mit unserem ZUGFeRD Validator oder XRechnung Validator. So sehen Sie, ob alle Angaben stimmen. Mehr zu den Formaten lesen Sie inXRechnung oder ZUGFeRD?

Quelle: Bundesministerium der Finanzen – FAQ zur E-Rechnung. Stand: 22.10.2026. Keine Steuerberatung – im Einzelfall fragen Sie bitte Ihre Steuerberatung.

Häufige Fragen zur E-Rechnung Software

Brauche ich eine Software, um E-Rechnungen zu schreiben?

In der Praxis ja. Eine E-Rechnung muss als korrektes XML nach EN 16931 erzeugt werden. Das kann man kaum von Hand erstellen. Viele Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme erzeugen XRechnung und ZUGFeRD auf Knopfdruck.

Gibt es kostenlose E-Rechnung-Software?

Es gibt kostenlose Angebote und Testphasen, oft mit Begrenzungen bei der Anzahl der Rechnungen oder beim Funktionsumfang. Prüfen Sie vor allem, ob Archivierung und Export zur Steuerberatung enthalten sind.

Woran erkenne ich, dass die Software korrekte E-Rechnungen erzeugt?

Erstellen Sie eine Testrechnung und öffnen Sie sie mit einem Viewer und einer Prüfung. Fehlen Pflichtangaben oder stimmen die Summen nicht, sollten Sie die Einstellungen prüfen oder den Anbieter fragen.